Ihre Drucker sind nicht kaputt. Nur ihr Mailweg.
Microsoft und Google schließen den Anmeldeweg, über den Multifunktionsgeräte seit zwanzig Jahren scannen. send2cloud nimmt die Scans entgegen und legt sie direkt im richtigen SharePoint-Ordner ab — ohne Software auf dem Gerät, ohne neue Hardware.
Eine Frist, die niemand verschieben kann
Scan to E-Mail funktioniert bei fast allen Geräten über SMTP mit Benutzername und Passwort. Genau dieser Weg wird geschlossen.
Der Zugang über weniger sichere Apps ist bei Google Workspace vollständig beendet.
SMTP AUTH Basic wird für bestehende Tenants standardmäßig abgeschaltet. Neue Tenants bekommen es gar nicht erst.
Danach lässt sich der alte Anmeldeweg auch nicht mehr von Hand reaktivieren.
OAuth hilft nur Neugeräten
Viele Geräte im Feld bekommen die moderne Anmeldung nie. Und wo die Firmware es könnte, bedeutet es ein Projekt: Aktualisierung, App-Registrierung und Konfiguration für jedes einzelne Gerät.
Direct Send ist kein Ersatz
Der unauthentifizierte Weg zu Exchange erreicht nur Empfänger im eigenen Haus, kann keine Cloud-Ablage und wird von Microsoft gerade eingeschränkt, weil er für Phishing missbraucht wird.
„Ich scanne seit vierzehn Jahren. Jetzt soll ich in den Container?“
Toni steht im Flur neben der Teeküche. Er ist laut, er ist langsam, und er hat noch nie jemanden im Stich gelassen. Was er nicht kann: sich bei Microsoft mit einem Token anmelden. Das muss er auch nicht.
Wir übernehmen den Teil, den Toni nicht kann. Den Rest macht er wie immer.
Einmal einrichten, dann scannt das Gerät wie immer
Ihre IT braucht dafür etwa eine Viertelstunde. Für alle anderen im Haus ändert sich nichts: Deckel auf, Knopf drücken, fertig — wie seit Jahren.
Ordner verbinden
Sie melden ein eigenes Dienstkonto an und wählen Site, Bibliothek und Zielordner. Die Anwendung dafür legen Sie in Ihrem eigenen Verzeichnis an — wir haben keine App in Ihrem Tenant.
Adresse in den Drucker
Sie erhalten eine eindeutige Adresse für genau diesen Ordner und tragen sie als Scanziel ein. Für mehrere Abteilungen oder Standorte gibt es jeweils eine eigene.
Scannen
Der Scan kommt an, wird in den Ordner gelegt und danach bei uns gelöscht. Klappt die Ablage nicht, erfahren Sie es sofort — nicht erst, wenn jemand die Datei sucht.
Gemacht für die Geräte, die alle anderen übergehen
Die Lösungen der Hersteller brauchen eine App auf dem Gerät. Sie laufen deshalb nur auf neueren Modellen, die der Hersteller unterstützt. Ältere Geräte gehen leer aus.
| Neue Geräte kaufen | Hersteller-Suite | send2cloud | |
|---|---|---|---|
| Läuft mit vorhandenen Geräten | Nein | Nur unterstützte Modelle | Ja, alles was SMTP kann |
| Software auf dem Gerät | Firmware | Erforderlich | Keine |
| Server im Haus | — | Meist erforderlich | Keiner |
| Abrechnung | Pro Gerät | Pro Gerät | Pro Ablageziel |
| Aufwand bis es läuft | Beschaffung, Rollout | Projekt | Eine Viertelstunde |
Weil nach Ablagezielen abgerechnet wird und nicht nach Geräten, wird der Unterschied mit der Flottengröße größer: Ein Standort mit vierzig Geräten und einem Zielordner zahlt bei uns für einen Zielordner.
Wir wollen so wenig Zugriff wie möglich
Wir reichen Ihre Dokumente durch. Daran gemessen wollen wir möglichst wenig dürfen — und möglichst wenig behalten.
Keine Anwendung von uns in Ihrem Verzeichnis
Sie legen die Anwendung selbst in Ihrem Entra-Tenant an und vergeben die Rechte. Sie können sie jederzeit deaktivieren, ohne uns zu fragen.
Nur so viel wie das Dienstkonto darf
Wir arbeiten mit den Rechten eines Dienstkontos, das Sie gezielt auf die Zielbibliothek berechtigen. Keine Administratorrechte, kein Zugriff auf andere Bereiche.
Scans bleiben nicht liegen
Nach erfolgreicher Ablage wird der Inhalt gelöscht. Nur wenn die Ablage scheitert, halten wir das Dokument verschlüsselt bis zu 96 Stunden vor, damit es nicht verloren geht.
Betrieb in der EU
Verarbeitung ausschließlich auf Servern in der EU, bei einem deutschen Anbieter und mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Protokoll ohne Inhalte
Im Verlauf sehen Sie Zeitpunkt, Ziel und Ergebnis. Keine Dateinamen, keine Inhalte — auch nicht bei uns im Support.
Zugriff nur nach Freigabe
Unser Support kann Ihre Konfiguration nur einsehen, wenn Sie es im Portal freigeben. Zeitlich begrenzt und protokolliert.
Was IT-Verantwortliche zuerst fragen
Muss ich etwas am Drucker installieren?
Nein. Das Gerät sendet weiterhin per SMTP, wie es das seit Jahren tut. Geändert wird nur das Ziel, das Sie eintragen. Deshalb funktioniert es auch mit Geräten, für die es längst keine Firmware-Aktualisierungen mehr gibt.
Welche Berechtigungen braucht send2cloud in unserem Tenant?
Delegierte Berechtigungen im Rahmen eines Dienstkontos, das Sie anlegen und gezielt auf die Zielbibliothek berechtigen. Keine Administratorrolle, keine tenantweiten Rechte. Die Anwendung dafür registrieren Sie selbst — wir haben keinen eigenen Eintrag in Ihrem Verzeichnis.
Was passiert, wenn der Zielordner umbenannt wurde?
Die Ablage schlägt fehl, wir benachrichtigen den von Ihnen hinterlegten Kontakt sofort und halten das Dokument verschlüsselt bis zu 96 Stunden vor. Sobald Sie das Ziel korrigiert haben, lösen Sie die Wiederholung im Portal aus — oder es passiert von selbst beim nächsten Versuch.
Speichert ihr unsere Scans?
Nur so lange, wie die Verarbeitung dauert. Danach wird der Inhalt gelöscht. Die einzige Ausnahme ist der Fehlerfall: Dann bewahren wir das Dokument verschlüsselt bis zu 96 Stunden auf, damit es nicht still verschwindet. Protokolliert werden ausschließlich Metadaten.
Welche Cloud-Ziele werden unterstützt?
Zum Start SharePoint und OneDrive. Google Drive und Nextcloud folgen. Für eigene Systeme — Dateiablagen oder Dokumentenmanagement — sprechen Sie uns an.
Was kostet es?
Abgerechnet wird pro Mandant und Anzahl der Ablageziele, nicht pro Gerät. Das Scanvolumen ist großzügig enthalten und dient als Leitplanke, nicht als Preishebel. Die Tarife zum Marktstart nennen wir Ihnen im Gespräch.
Sind wir an einen Druckerhersteller gebunden?
Nein. Der Dienst spricht nur SMTP und ist damit herstellerunabhängig. Gemischte Flotten aus verschiedenen Generationen und Marken sind der Normalfall, nicht die Ausnahme.
Was send2cloud nicht ist
Damit Sie nicht im Gespräch herausfinden, dass wir aneinander vorbeireden.
Keine Druckerverwaltung
Wir steuern keine Geräte, zählen keine Seiten und verwalten keine Druckaufträge. Wenn Sie das brauchen, brauchen Sie eine andere Software — gern zusätzlich.
Noch keine Texterkennung
Scans landen so im Ordner, wie das Gerät sie liefert. OCR steht auf der Liste, ist aber nicht zum Start dabei.
Noch nicht fertig
send2cloud wird gerade gebaut. Wer jetzt einsteigt, bekommt kurze Wege und Einfluss darauf, was zuerst entsteht — und muss dafür mit einem jungen Produkt leben.
Wir suchen Pilotkunden und Partner
Wenn in Ihrem Flur auch ein Toni steht, melden Sie sich. Wir begleiten die ersten Einrichtungen persönlich und hören dabei zu, was Ihre Geräte wirklich brauchen — das ist für uns gerade mehr wert als jeder Abschluss.
Für Systemhäuser und IT-Dienstleister gibt es ein Partnermodell mit eigener Mandantenverwaltung.